Erweiterung der Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Jitsi Meet“ der H2 invent GmbH

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Jitsi Meet“ (nachfolgend: „Jitsi“) informieren.

Weitere Informationen zur Zuständigkeit, Funktionen und Rechte erfahren Sie in unseren Datenschutzhinweisen auf https://h2-invent.com/datenschutzhinweis 

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Jitsi“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Jitsi“ ist eine Open-Source-Software für Online-Meetings, die wir auf einem eigenen Server installiert haben und betreiben.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Jitsi“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Wenn Sie an einem „Jitsi“-Meeting teilnehmen, werden Sie zu Beginn des Meetings nach Ihrem Namen gefragt. Dieser Name wird für die Dauer Ihrer Teilnahme an dem jeweiligen Online-Meeting verarbeitet und anschließend gelöscht. Auch etwaige Audio-, Video- oder Chatinhalte werden nur während des jeweiligen Online-Meetings verarbeitet.

Zum technischen Betrieb werden nachfolgende Daten verarbeitet:

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

1. IP-Adresse: Um das Online-Meeting durchführen zu können, wird zwingend die von Ihrem Endgerät verwendete IP-Adresse verarbeitet. Die Protokollierung der IP-Adresse ist auf unserem „Jitsi“-Server deaktiviert.
   Zum Blogeintrag.
2. Name des Meetings und ggf. Passwort: Bei Einrichtung eines Online-Meetings wird ein Name für das Online-Meeting vom Veranstalter gewählt. Zusätzlich kann ein Passwort für die Teilnahme am Online-Meeting vorgesehen werden. Diese Daten werden nur bis zur Beendigung des jeweiligen Online-Meetings verarbeitet und anschließend gelöscht. Beachten Sie bitte, dass aber der Name von „Online-Meetings“ sowie Datum, Uhrzeit und Dauer des „Online-Meeting“ in Ihrem Browser lokal gespeichert werden können. Wenn Sie die Daten nicht weiter sehen wollen, sollten Sie Ihren Browser-Cache löschen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der H2 invent GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Jitsi“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Jitsi“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Stand: 29.04.2020